Ведущий специалист Архива

Описание

Высшее (профильное образование как преимущество); Аналогичный опыт работы не менее 3 лет; Знание действующего законодательства и нормативно-правовой базы по архивному делу, знание основ делопроизводства и архивного дела, знание действующего законодательств; Знание ПК, MS Office (Word, Excel, Outlook) на уровне уверенного пользователя, а также офисной техникой, современными МФЦ, ПО SAP; Опыт работы в СЭД обязателен; Опыт взаимодействия с архивными компаниями, желательно: опыт ведения договоров; Умение вести деловую переписку, грамотно и четко формулировать мысли; Преимущественен опыт внедрения электронного архива; Для нас важны такие качества как: внимательность, обучаемость, ответственность, умение работать в режиме многозадачности.

Обязанности

Обеспечение работы архива: прием, регистрация, систематизация, учет, хранение и использование управленческих документов постоянного и долговременного срока хранения, документов по личному составу; Консультирование структурных подразделений и филиалов Общества о порядке формирования, подготовки и сдачи управленческих документов на архивное хранение; Контроль своевременности поступления в архив документов, законченных делопроизводством; Формирование Сводной номенклатуры дел Генеральной дирекции, оказание методической помощи филиалам и структурным подразделениям Общества в составлении проектов номенклатур; Обеспечение проведения работы по экспертизе ценности архивных документов, формирования документов в дела постоянного и временного хранения; Контроль составления сводных описей и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения; Организация работы по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок, выписок и копий документов по фондам архива; Осуществление контроля организации оперативного хранения и утилизации документов в структурных подразделениях ГД; Обеспечение отдельного учета, условий хранения, и соблюдение всех действующих правил при работе с документами, содержащими коммерческую тайну или иную конфиденциальную информацию Общества; Подготовка необходимых материалов для проведения ежегодных тендеров на выбор оптимального поставщика оказывающего услуги по статьям расходов в части архива; Заключение договоров (дополнительных соглашений) с контрагентами курируемых статей расходов. Формирование заявок на оплату счетов, отслеживание своевременного предоставления поставщиками услуг первичных документов в Общество и контроль выполнения договорных обязательств контрагентом. Контроль расходования средств соответствующих статей бюджета, составление финансовой отчетности в пределах своей компетентности; Участие в разработке и подготовке организационно-распорядительных и нормативно-методических документов по организации архивного дела в Обществе; Организация поиска необходимых архивных документов; Контроль за физическим состоянием архивных документов; Участие в планировании расходов по статьям затрат при подготовке бюджета и формировании Годовой Комплексной Программы Закупок подразделения.