Секретарь-делопроизводитель

Описание

Высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3-х лет. Должен знать: - организацию делопроизводства; - методы оформления и обработки документов; - архивное дело; - правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой; - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; - основы этики, эстетики и делового этикета; - правила делового общения; - основы организации труда и управления; - правила эксплуатации вычислительной техники.

Обязанности

- Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Общества. - Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. - Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю. - Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию руководителю, организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приёму-переговорным устройствам, телефонам, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи. - По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы. - Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний. - Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе. - Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. - Отправлять исполненную документацию по адресам, копировать документы на ксероксе. - Составлять список внутренних почтовых отправлений (корреспонденция для отправки по почте России) и передавать их курьеру Почты России. Срочные документы для отправки по почте России отправлять в день передачи документов исполнителем. - Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива. - Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации. - Организовывать командировки руководителя: заказывать авиа и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы. - Оформлять исходящие документы и проверять правильность их оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений. - Возвращать неправильно оформленные документы исполнителям на доработку. - Представлять отчеты о своей деятельности по требованию руководителя Общества.