Координатор административного отдела / офис-менеджер

Описание

В связи с ростом компании нам в команду требуется опытный сотрудник административного отдела. Мы ищем активного и целеустремленного человека, готового вместе с нами заниматься развитием нашего уникального направления. Опыт работы в строительной сфере приветствуется, но куда важнее готовность брать на себя ответственность, работоспособность, нацеленность на результат.
Взамен мы обещаем увлекательную, многогранную, интересную работу в области строительства на воде. Работа в комфортном современном офисе в Приморском районе Санкт-Петербурга предполагает исполнение двух основных функций: администрирование процессов компании и офиса, а также обработка и аналитика входящих заявок. Переработки только по желанию сотрудника и по договоренности с руководителем безусловно оплачиваются дополнительно.

Обязанности:

• Общая координация деятельности компании, решение организационных и административных вопросов, в том числе: проведение и протоколирование совещаний; составление план-графиков работы других подразделений; контролирование выполнения поставленных задач; участие в организации профильных / корпоративных мероприятий; размещение типовых заказов у поставщиков и подрядчиков
• Прием, регистрация и распределение входящих заявок, как по телефону, так и по почте, в том числе: регистрация клиентов на консультации; самостоятельное консультирование клиентов (в рамках компетенции); организация встреч с клиентами, партнерами, подрядчиками и соискателями
• Работа с входящей / исходящей деловой корреспонденцией, в том числе: прием и отправка по почте/курьерами; регистрация и учет документооборота; сканирование и архивирование документов; подготовка типовых договоров; сбор и учёт первичной документации для бухгалтерии
• Организация жизнедеятельности небольшого офиса, в том числе: закупка канцелярии, продуктов; контроль ежемесячных платежей; обеспечение порядка и чистоты в офисном пространстве
• Сбор данных и общая аналитика, в том числе по: оплачиваемым счетам; административным расходам; входящим и обработанным заявкам; продуктивности работы других подразделений

• Опыт работы в подобной должности от 1 года или более
• Опыт ведения деловой переписки, переговоров, телефонного общения
• Техническое или экономическое образование (приветствуется высшее)
• Уверенное владение оргтехникой и ПК - W, Ex, Pp и пр. (навыки работы с кассовым аппаратом будут дополнительным плюсом)
• Знание основ делового этикета, грамотная устная и письменная речь
• Умение решать задачи оперативно и самостоятельно
• Высокий уровень ответственности и исполнительности
• Аккуратный и презентабельный внешний вид
• Энергичность, коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость, обучаемость, пунктуальность

• Официальное трудоустройство, отпуск и прочие социальные гарантии, стабильные выплаты 2 раза в месяц
• Быстрая система адаптации, помощь опытного наставника
• Работа в комфортном и современном офисе
• Пятидневная рабочая неделя, стандартный график работы, либо по согласованию
• Мини-кухня: чай, кофе, снеки, холодильник и микроволновка
• Корпоративная мобильная связь и обеспеченное рабочее место
• Реальные перспективы профессионального и карьерного роста
• Премиальные за высокую продуктивность, бонусы по итогам сезона