Офис-менеджер

Описание

• Обеспечение эффективного функционирования офиса, включая управление почтой и курьерскими службами, поддержание уровня офисных запасов и оргтехники;
• Регистрация входящих и исходящих документов, приказов по организации
• Регистрация в 1С подписанных накладных и договоров
• Ведение Exсel таблиц по наличию договор с клиентами, таблицы по наличию оригиналов актов установок и снятия, таблица по установленному оборудованию у клиентов, оповещение менеджеров, если договора и ценные бумаги не вернулись.
• Ежедневная разборка и подшивание документов от водителей, обратная связь, если документы не вернулись.
• В 1С ежедневная проверка отгрузок, чтобы все документы были проведены и остатки не уходили в минус. Сообщение об ошибке, если такая будет.
• Ознакомление и подписание сотрудников с приказами, регламентами и тд;
• Координация встреч, визитов и деловых поездок сотрудников, включая бронирование билетов, гостиниц и аренду транспорта;
• Контролировать работу провайдеров интернета и сотовой связи, следить за положительным балансом, ставить счета в оплату;
• Организация рабочих пространств и управление офисной инфраструктурой, включая обслуживание оборудования и контроль за техническим состоянием помещений;
• Управление коммуникацией внутри компании;
• Поддержка HR процессов, включая оформление документов для новых сотрудников (подготовка подарков к дням рождения).
• Прием входящих звонков и обработка запросов, передача запросов нужному человеку в компании, предоставление информации о продуктах и услугах компании.

• Высшее образование
• Опыт работы от 1 года на должностях: секретарь, офис-менеджер, административный менеджер, операционный менеджер; помощник менеджера по продажам
• Опыт по выстраиванию административных процессов с 0 будет преимуществом
• Отличные навыки работы на ПК MS Office (Word, Excel, Google Таблицы), 1С, на уровне уверенного пользователя;
• Способность выстроить процессы с 0
• Коммуникабельность и способность работать в команде;
• Отличные организационные и межличностные навыки;
• Способность эффективно управлять приоритетами, грамотно распределять рабочее время;
• Внимательность к деталям и умение работать в многозадачном режиме.

- Оформление по ТК РФ, испытательный срок 3 месяца

- Корпоративная мобильная связь

- График работы с понедельника по пятницу, 9:00 - 18:00