Делопроизводитель

Описание

- На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку . - В своей деятельности делопроизводитель руководствуется: Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Татарстан, федеральными законами, законами Республики Татарстан, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Татарстан, Положением о Министерстве,лзаконодательными и нормативными актами, регламентирующими деятельность учреждения, методическими -материалами, касающимися деятельности учреждения; уставом учреждения; правилами трудового распорядка; настоящей должностной инструкцией. 2.3. Делопроизводитель должен знать: - нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в Учреждении; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; - структуру Учреждения и его отделений; -стандарты унифицированной системы организационно- распорядительной документации; - порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной и оргтехники; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности. 2.2. Делопроизводитель должен уметь: - пользоваться современными техническими средствами обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники.

Обязанности

Выполнять служебные поручения директора Учреждения точно и в установленный срок. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией директора Учреждения передавать документы на исполнение, контролировать ее исполнение. - Вести журнал входящей и исходящей корреспонденции, документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам. - Отправлять исполненную документацию по адресатам. - Вести учет получаемой и отправляемой факсограмм, телефонограмм. - Получать и отправлять корреспонденцию по электронной почте. - Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск. - Готовить и сдавать в архив Учреждения документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив. - Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив. Копировать необходимые для работы документы. Готовить проекты исходящих писем от Учреждения и согласовывать с директором. Получать и отправлять корреспонденцию через почтовое отделение. Вести учет получаемых Учреждением газет и журналов. Отвечать на телефонные звонки, фиксировать в тетради входящих телефонных звонков. - Вести учет ксерокопирования документов сотрудниками, фиксировать в соответствующем журнале. - Вести учет исходящих междугородних телефонных звонков.