Офисный менеджер

Описание

Описание работодателя:

Business Beauty School "Olivia gold" это, многопрофильная компания, которая занимается обучением, развитием и продвижением мастеров индустрии красоты. Более 10 лет мы динамично развиваемся и занимаем лидирующие позиции в сегменте профессионального и дополнительного образования. В связи с расширением мы приглашаем в команду активного, амбициозного, излучающего позитив специалиста на должность офис-менеджера учебного центра.

Работа многофункциональная в режиме многозадачности, но очень интересная и познавательная.

Обязанности:

Вашими обязанностями будут - организация непрерывной работы учебного центра, направленной на развитие и финансовый рост:

1. Работа с документами и базами.

Изучение, классификация, анализ и управление различными типов документов, включая бумажные документы, электронные записи, архивные материалы и другие формы документации. Ведение делопроизводства и профессиональной учетно-отчетной документации.

Ведение базы данных документов, управление электронным документооборотом, контроль и ведение документации на соответствие стандартам, установленных в компании;

Необходимо отвечать на электронную почту, закрепленную за офис-менеджером. Также в компетенции специалиста лежит подготовка ответов на бумажную корреспонденцию.

2. Работа с кадрами.

Поиск и отбор кандидатов на должности специалистов с учетом требований должностных инструкций. Повышение мотивации сотрудников, путем организации корпоративных мероприятий.

Контроль и ориентация работы сотрудников.

3. Работа с клиентами.

Встреча посетителей, необходимо радушно встретить, а иногда и проводить клиента в нужный кабинет. Открытое и позитивное общение с клиентами (консультирование клиентов по услугам учебного центра).

Учет звонков и обращений. Они фиксируются в специальных базах и после доводятся до руководства.

Составление и подписание договоров на обучение

Подготовка методических пособий сертификатов и свидетельств

4. Бюджетное управление.

Формирование бюджета расходов на обновление техники и закупку расходных материалов.

Контроль материально-технической и хозяйственной стороны обеспечения деятельности.

Подготовка норм и правил, закрепленных в нормативной документации, понятных и доступных персоналу компании, направленных на регулирование бюджетного управления предприятия.

Требования:

Профессиональные навыки

Успешное выполнение профессиональных задач требует многочисленных профессиональных навыков, а именно:

Знание делопроизводства. Специалисту приходится иметь дело с корреспонденцией. Ее нужно правильно регистрировать и распределять по заинтересованным подразделением.

Уверенное знание компьютера. Профессионал работает в различных программах, поэтому должен хорошо разбираться в ПО.

Опыт обращения с оргтехникой. Зачастую работнику приходится следить за состоянием копировальных машин и сканеров, менять в них картриджи и закладывать бумагу. Нужно уметь решать минимальные сложности, связанные с работой техники.

Навык деловой переписки. Требуется вежливо и корректно формулировать мысли. Необходимы грамотность и владение деловой перепиской, чтобы общаться с клиентами и контрагентами.

Ориентирование в структуре компании. Необходимо знать кто и чем занимается в конкретной организации, чтобы быстро обращаться при необходимости в другие подразделения.

Навыки планирования. В обязанности входит закупка товаров для обеспечения жизнедеятельности компании.

Личные качества, необходимые для работы

Работа офис-менеджера связана с высоким темпом и внушительной загрузкой. Он контактирует с руководством, клиентами, коллегами. Хорошо, если профессионал будет обладать такими личными качествами, как:

Ответственность. Придется брать на себя определенные решения и выполнять поручения руководства вовремя и в полном объеме.

Многозадачность. Зачастую приходится заниматься несколько делами одновременно. Например, отвечать на звонок и продолжать работать над запросом клиента.

Хорошая память. Требуется держать в голове десятки задач и понимать, как успеть реализовать их в срок.

Умение расставлять приоритеты. Нужно понимать какие задачи являются первостепенными, а какие можно выполнить позднее.

Организаторские способности. Придется курировать задачи, связанные с работой офиса. Для некоторых из них пригодится талант организатора.

Коммуникабельность. Профессия подразумевает постоянное общение, поэтому людям, неготовым к такому объему коммуникации, стоит выбрать другую специальность.

Стрессоустойчивость. Работа полна сложных ситуаций и конфликтов, а также подразумевает довольно высокую загруженность. Справиться с этим способны только стрессоустойчивые личности.

Организованность и аккуратность. Необходимы для систематизации обрабатываемой документации. Без данных качеств ориентироваться в кипе бумаг будет сложно.

Активная жизненная позиция. Все действия во имя достижения цели, подбор способов преодоления проблем путём поиска конструктивных решений. В основе активной жизненной позиции лежит мотив достижения успеха. Для активных людей важно хорошо учиться, эффективно работать, достигать высокого качества в любом виде деятельности.

Что для нас важно:

Мы ожидаем проактивную позицию: если есть идеи, как улучшить/упростить работу, то вы предлагаете варианты улучшения;

Высокий уровень самоорганизации: не бояться задавать вопросы, доводить дела до конца, уметь приоритизировать задачи;

Грамотная письменная и устная речь без канцеляризмов;

Вы