Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией

Описание

Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникаморганизацииРегистрация поступающих телефонных звонковПолучение необходимой информации и передача санкционированнойинформации по телефону Использовать технические и программные средства для проведенияголосовой или видео-конференц-связи Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения ипередачи информации Вести учетные регистрационные формы, использовать их дляинформационной работы Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловуюбеседу в процессе телефонных переговоров Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностноговзаимодействия Соблюдать служебный этикет

Обязанности

Прием и распределение телефонных звонков организации Организация работы с посетителями организации Выполнение координирующих и обеспечивающих функций Организация работы с документами Организация текущего хранения документовОрганизация обработки дел для последующего храненияОказание помощи руководителю в планировании рабочеговремени Планирование рабочего дня секретаря Организация телефонных переговоров руководителя Организация командировок руководителя Организация работы с посетителями в приемной руководителя Организация подготовки, проведения и обслуживанияконферентных мероприятий Организация исполнения решений, осуществление контроляисполнения поручений руководителя Организация и поддержание функционального рабочегопространства приемной и кабинета руководителя Разработка локальных нормативных актов, регламентирующихработу секретаря Составление и оформление управленческой документации Организация работы с документами в приемной руководителя Организация хранения документов в приемной руководителя Обеспечение руководителя информацией Организация информационного взаимодействия руководителя сподразделениями и должностными лицами организации Формирование информационного взаимодействия руководителя сорганизациями Анализ информации и подготовка информационно-аналитическихматериалов Организация деловых контактов и протокольных мероприятий Организация исполнения решений руководителя