Секретарь руководителя

Описание

1 На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональноеобразование по программе подготовки специалистов среднего звена ( Документационноеобеспечение управления и архивоведение ) или среднее профессиональное образование(непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительноепрофессиональноеобразованиеподополнительнымпрофессиональной переподготовки по профилю деятельности.2 Без требования к опыту практической работы.3 Назначение на должность делопроизводителя, а также освобождение от нее производитсяприказом руководителя организации.4 Делопроизводитель должен знать:4.1. Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющиепорядок документационного обеспечения управления4.2. Структуру организации, руководство структурных подразделений4.3. Современные информационные технологии работы с документами4.4. Порядок работы с документами4.5. Схемы документооборота4.6.Системы скоростного письма4.7. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами4.8. Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации4.9. Типовые сроки исполнения документов4.10. Принципы работы со сроковой картотекой4.11. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля4.12. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами иконтролю исполнения документов4.13. Правила документационного обеспечения деятельности организации4.14. Виды документов, их назначение

Обязанности

В обязанности делопроизводителя входит:1 Организация работы с документами:- Прием и первичная обработка входящих документов- Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые- Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем- Регистрация входящих документов- Организация доставки документов исполнителям- Ведение базы данных документов организации- Ведение информационно-справочной работы- Обработка и отправка исходящих документов- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующиеструктурные подразделения документов текущего делопроизводства - Контроль исполнения документов в организации2 Организация текущего хранения документов:- Разработка номенклатуры дел организации- Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед ихформированием в дело для последующего хранения- Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения- Формирование дел- Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела3 Организация обработки дел для последующего хранения:- Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертнойкомиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению- Составление внутренней описи дел для особо ценных документов- Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения- Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения- Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения- Передача дел в архив организации