Секретарь

Описание

Высшее образование. Владение ПК на уровне пользователя офисных пакетов. Знание английского языка не ниже Upper Intermediate и вышет. Личные качества: коммуникабельность, умение работать в команде, быстрая обучаемость, оперативность мышления, стрессоустойчивость, ответственность, многозадачность. Аналитический склад ума, высокая скорость, критичность и гибкость мышления. Бизнес ориентирован.

Обязанности

1. Организационное обеспечение деятельности офиса: - прием входящих телефонных звонков, распределение их по адресатам при помощи мини-АТС, - организация приема посетителей офиса, организация встреч и переговоров, - планирование рабочего дня руководителей Общества, - организация командировок сотрудников Общества - подготовка и организация совещаний, - получение необходимых руководителям Общества ведений от подразделений или исполнителей, -организация рабочего места руководителей, - систематизация, актуализация баз данных Общества, информирование сотрудников Общества об обновлениях, - контроль за исправностью и правильной эксплуатацией офисной техники, - своевременный заказ для сотрудников офиса канцелярии и питьевой воды, организация работы курьерских служб, - помощь сотрудникам подразделений Общества в производстве печатных, копировальных, множительных работ, 2. Документационное обеспечение деятельности офиса: - организация документооборота, - встреча делигаций, синхронный перевод, письменные переводы договоров, технической докумнетации, - подготовка и оформление служебных документов, - ведение и оформление протоколов, - хранение и использование документов в текущей деятельности организации. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности, сдача в установленные сроки в архив, - прием, систематизация и доведение до адресатов входящей внешней и внутренней корреспонденции, - оформление и отправление исходящей корреспонденции Общества, - контроль сроков исполнения поручений руководителей Общества, - подготовка приказов по предприятию по поручению руководителей Общества.