Секретарь-референт

Описание

Секретарь-референт должен знать: -Конституцию Российской Федерации; -основы административного права и законодательства о труде Российской Федерации; -законодательство Тверской области в сфере обращения с отходами производства и потребления, иные региональные нормативные акты, касающиеся деятельности Общества; -постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности Общества и ведения делопроизводства; -ключевые возможности информационных систем; -способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств; -основы системного администрирования; -организацию делопроизводства, схемы документооборота; -порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; -методы оформления и обработки документов;

Обязанности

организует эффективное и культурное обслуживание клиентов, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты и пр.); обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации; осуществляет методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Общества; при обслуживании клиентов перенаправляет их к соответствующему специалисту, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений клиентов и работников Общества; осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководства Общества; оперативно отвечает на входящие звонки, перенаправляет телефонные звонки руководству и сотрудникам Общества, получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону; принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения; оформляет регистрацию документов и передает их на исполнение в соответствии с резолюцией руководителей Общества; ведет учет документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам; выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, обеспечивает качественное их редактирование; составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем, подготавливает периодические и разовые отчеты по запросам руководства Общества, в рамках своей компетенции; отправляет письма, ответы на запросы, иную информацию по адресатам различными способами связи: нарочно, почтой России, посредством электронной почты, факсом и т.п., осуществляет, при необходимости, оперативную доставку срочной корреспонденции адресату