Главный специалист группы протокольного обеспечения

Описание

Организационные навыки: способность квалифицированно управлять временем и ресурсами; Аналитическое мышление: умение структурировать информацию и делать выводы; Коммуникативные навыки: компетентность чётко и ясно выражать мысли, вести переговоры, убеждать; Стрессоустойчивость: опыт работать в условиях многозадачности и высоких нагрузок, умение быстро принимать решения в условиях неопределенности; Конфиденциальность: понимание важности сохранения коммерческой тайны и личной информации.

Обязанности

Организация деловых поездок: бронирование билетов, гостиниц, трансферов с учетом райдера, подготовка сопроводительных документов, визовое сопровождение в случае необходимости. Идентификация потенциальных рисков, разработка мер по их предотвращению и минимизации последствий, контроль расходов; Подготовка и аналитика материалов и документов к деловым поездкам: консолидированный сбор презентаций, отчётов, аналитических записок и прочих рабочих документов, аналитика материалов, стандартизация оформления материалов, отслеживание выполнения поручений, контроль сроков предоставления, координация внутренних и внешних коммуникаций; Ведение и актуализация информационно-организационного плана компании: ежедневный мониторинг изменений, контроль за изменениями, взаимодействие с руководством, помощниками и сотрудниками в части согласования внесения изменений по вопросам актуализации. Своевременное информирование, распространение обновленной информации, ведение архива для последующего анализа и сравнения; Административная поддержка: отслеживание выполнения поручений, управление потоками информации, координация взаимодействия между подразделениями, обеспечение их оперативной информацией, выполнение административных задач, подбор персонализированных подарков, организация поздравлений, распределение приоритетов между различными задачами, готовность оперативно реагировать на изменения в рабочем процессе, повышение эффективности процессов.