Секретарь учебной части

Описание

Высшее или среднее профессиональное образованиес опытом не менее 2 лет выполнения работ по организационному и документационномуобеспечению деятельности директора и учебной части.

Обязанности

1. Принимает поступающую корреспонденцию, обрабатывает и передает директору, после рассмотрения директора передает ответственному лицу, при необходимости сотрудники расписываются под подпись. 2. Общение по телефону с родителями обучающихся и представителями учреждений, служб и т.д.. 3. Организовывает прием посетителей, записывает посетителей к определенному времени, готовит личные карточки для приема граждан. 4. Подготовка проектов приказов ( в том числе о возмещении расходов). 5. готовит приказы о зачислении, отчислении и переводе обучающихся. 6. При зачислении обучающегося: собирает все необходимые документы, взаимодействует с заместителями директора, заполняет анкету о прибытии обучающегося, отправляет анкету администрации школы и классному руководителю, заносит обучающегося в ГИС Образование , отправляем подтверждающий документ о прибытии обучающегося в школу, откуда ребенок прибыл. 7. При отчислении обучающегося: готовит приказ об отчислении, готовит личное дело с пометкой о выбытии обучающегося, составляет анкету о выбытии, отправляет ее администрации для внесения изменений в документы и отчисляет обучающегося в ГИС Образование . 8. При переводе обучающегося: согласовывает с классными руководителями перевод, созванивается с родителем о принятом решении, после положительного ответа готовит приказ о переводе, переводит его в ГИС Образование 9. Регистрация приказов, отправка ответственным лицам; 10. Отправление исходящей корреспонденции; 11. Взаимодействие с заместителями директора школы по вопросу приема и отчисления обучающихся; 12. Ведение и учет обучающихся в ГИС Образование . 13. Формирование папок с приказами, заявлениями родителей, сотрудников, личными делами обучающихся и т.д. 14. Своевременная подготовка ответов родителям на заявления по переводу в школу (как по почте, так и в ГИС Образование ). 15. Подготовка отказов в приеме обучающихся в связи с отсутствием свободных мест. 16. Подготовка информации директору школы по сотрудникам школы (дни рождения) ежемесячно. 17. Ежедневное внесение информации в план на неделю. 18. Своевременно напоминать сотрудникам о совещаниях. 19. Подготовка приказов об изменении персональных данных обучающихся. Доведение приказов об изменении персональных данных заместителям директора для внесения изменений в документацию. 20. Контролировать сроки ответов родителям, подготавливаемых заместителями директора. 21. При необходимости запрашивать регистрацию на исходящую документацию, контроль сроков ответов. 22. Подготовка справок об обучении детей по запросу родителей. 23. Следить за списками обучающихся в классах, при необходимости вносить