Делопроизводитель

Описание

На должность секретаря назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявлений к стажу работы.

Обязанности

Осуществляет постоянное взаимодействие и поддерживает контакты с клиентами Обеспечивает: исполнение решений руководства, своевременно информирует его о текущем ходе работ и их результатах; своевременное распространение информационных материалов о деятельности; подготавливает и обновляет информацию на информационных стендах Отвечает на телефонные звонки, ведет предварительную запись. Принимает от Заказчиков заявления на организацию услуг и работ. Заключает Договоры об оказании услуг и работ с Заказчиками. Проводит телефонные переговоры с Заказчиками с целью подтверждения записи. Подтверждение записи осуществляется за день до записи на прием (вечером с 16.00 до 18.00) Организует прием посетителей и направляет к специалистам Предупреждает специалиста о приходе очередного клиента. Контролирует обеспеченность групп необходимыми помещениями, учебно-методическими материалами, информационно-техническим оборудованием. Подготавливает следующие документы: Договоры об оказании услуг и работ с Заказчиками, приложения к Договорам; бланки заявлений для Заказчиков на организацию услуг и работ. Обеспечивает их правильное заполнение. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме. По поручению директора (его заместителей) составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы авторам обращений. Работает в тесном контакте с директором, заместителями директора по УВР, педагогическими работниками. Соблюдает требования охраны труда в учреждении.