Начальник службы делопроизводства и архива

Описание

Коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность

Обязанности

1.Организация приема, учета и обработки получаемой и отправляемой корреспонденции, а также внутренней документации посредством электронного документооборота, систематизация и хранение документов текущего архива. 2.Организация передачи и/или направления документов на исполнение в соответствующие структурные подразделения; 3.Обеспечение своевременной обработки исходящей корреспонденции, отправки исполненной документации по адресатам посредством различных способов почтового сообщения. 4.Обеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документов. 5.Организация своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в архиве Университета. 6.Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. 7.Организация работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. 8.Составление ежегодных графиков сдачи дел от подразделений в архив. 9.Организация работы по составлению номенклатуры дел университета, описей дел для передачи документов на постоянное хранение, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. 10.Ведение реестра архивных материалов и мероприятия по внесению их в электронный формат, развивать электронный каталог. 11.Организация работы по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. 12.Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. 13.Соблюдение технических условий хранения архивных документов, внесение предложений по данному направлению.