Офис-менеджер, помощник руководителя

Описание

Обязанности:

Административная поддержка:

• Организация и координация рабочего процесса в офисе: взаимодействие с клининговой, управляющей, охранной, It-компанией и другими службами для обеспечения работы офиса. Отслеживание и передача счетов на оплату.
• Ведение деловой переписки (письма, электронная почта, факсы);
• Контроль и учет входящей документации/звонков
• Встреча клиентов / партнеров
• Подготовка и оформление документов (договоры, отчеты, презентации): Продление договоров по статусу тур оператора, страхованию помещения и др.
• Работа с оргтехникой и программным обеспечением. Отслеживание работоспособности бытовой и офисной техники / своевременная профилактика кондиционеров, кофемашины, кулера и т.д.
• Контроль за расходом канцелярских товаров и офисных принадлежностей
• Поиск новых партнеров по поддержанию работоспособности офиса, анализ существующих партнеров и формирование отчета и предложения, 1 раз в 3 месяца.
• Назначение встреч в офисе с партнерами.
• Управление расписанием руководителя (планирование встреч, бронирование билетов и т.д.);
• Организация командировок руководителя и сотрудников (бронирование билетов, отелей, трансфера);
• Взаимодействие с водителями, составление маршрута поездок по офисным задачам / составление отчетных документов
• Отслеживание законодательных документов / изменений в туризме. Взаимодействие с юридическими компаниями и нотариусами

Работа с клиентами:

• Предоставление информации о услугах компании (по телефону, электронной почте, лично);
• Первичная обработка запросов клиентов;
• Организация поздравлений клиентов / сотрудников (дни рождения, новый год) / Планирование и информирование менеджеров по датам рождения клиентов

Маркетинг:

• Помощь в организации рекламных кампаний;
• Подготовка маркетинговых материалов; Изготовление продукции с логотипом (визитки, шоколадки, ручки, ленты, ваучеры, конверты для документов, брендированная продукция к поездкам и другое)
• Участие в выставках и презентациях.

Требования:

• Образование: высшее.
• Опыт работы на аналогичной должности премиального сегмента от 1 года (желательно в туризме);
• Отличные коммуникативные навыки (устная и письменная речь);
• Уверенный пользователь ПК (MS Office, Outlook, и др. программы);
• Знание основ делопроизводства;
• Организованность, внимательность к деталям, ответственность, пунктуальность, способность к быстрому обучению;
• Умение работать в команде и самостоятельно;
• Стрессоустойчивость, умение работать в условиях многозадачности;
• Знание английского языка;
• Знание туристической сферы (желательно);
• Навыки работы с CRM-системами (желательно).

Дополнительные преимущества:

• Опыт работы в туристической компании;
• Знание других иностранных языков;
• Навыки работы с графическими редакторами;
• Опыт организации мероприятий.