Офис-менеджер

Описание

Компания открывает вакансию офис-менеджера, в современной инжиниринговой компании.

Готовы рассмотреть кандидатов без опыта.

Уровень заработной платы обсуждается индивидуально с каждым кандидатом во время собеседования.

Обязанности:

1. Ведение внутреннего документооборота;

• Работа с первичной бухгалтерской документацией (формирование, сбор, отслеживание, проверка первичных документов, работа с актами сверок, предоставление в бухгалтерию).
• Регистрация входящей, исходящей корреспонденции, ведение секретариата, ведение официальной переписки, оформление писем, отправка/получение заказной корреспонденции почтой России, курьерскими службами;
• Осуществление документооборота между компанией и клиентами;
• Взаимодействие со всеми отделами компании;
• Контроль исполнения документов;
• Работа с договорами / архивом.
• Ответы на входящие звонки, распределение по отделам/сотрудникам;
• Помощь в прохождении проверок (запросы, оформление документов, сбор и отправка документов);
• Выполнение иных поручений руководства;

2. Ведение организационной части;

• Контроль за сохранностью орг.техники (своевременная замена / заправка картриджей, профилактические работы);

• Работа с оргтехникой (сканирование и ксерокопирование документов), подшив бумажной документации;

• Техническая организация совещаний компании, ведение протокола совещаний с последующим оформлением и рассылкой по адресатам;

• Организация и оформление командировок сотрудников компании ( покупка авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц( составление отчетных документов, подготовка авансовых отчетов, оформление путевых листов, и т.д.);

• Работа с документами (набор текстов, таблиц, договоров, составление приказов и т. п.).

• Организация текущего хранения документов;

• Организация корпоративных мероприятий (заказ подарков для сотрудников и партнёров компании, дней рождений, профильных праздников, корпоративов, поздравление партнеров и т.д.);

• Взаимодействие с обучающими центрами, гос. органами, администрацией и т.д.

• Выполнение иных поручений руководства;

3. Обслуживание офиса;

• Полное обеспечение жизнедеятельности офиса;

• Контроль уюта и чистоты (взаимодействие с клинингом);

• Встреча посетителей;

• Выполнение иных поручений руководства;

4. Помощь в ведении кадрового делопроизводства;

• Помощь кадровой службе;

• Подготовка кадровых документов(договора, доп.соглашения, приказы, распоряжения и т.д.);

• Формирование и ведение личных дел сотрудников (приём, увольнение, переводы, ведение больничных листов, ведение и хранение трудовых книжек);

• Ведение графика отпусков и ведение табеля рабочего времени по Компании;

• Ведение архива отдела кадров.

Требования:

• Ответственность, грамотность, внимательность, стрессоустойчивость;
• Умение находить общий язык с разными людьми;
• Работа в режиме многозадачности;
• Делопроизводство (знание норм и правил оформления различных типов документов);
• Владение современной оргтехникой, базовыми программами Microsoft Office;
• Желание учиться и развиваться.

• Официальное трудоустройство;
• Работа в стабильной развивающейся компании;
• Заработная плата 2 раза в месяц;
• Рабочее место в центре г. Хабаровска;
• Отличный дружный коллектив;