Офис-менеджер, менеджер АХО

Описание

Функционал:

Общая административная деятельность:

- контроль за рабочим состоянием и жизнеобеспечением арендуемых офисных помещений, поддержанием чистоты. Коммуникация с представителями арендодателя по вопросам, входящим в зону ответственности. Участие в организации переездов;

- организация закупок, приемка и дальнейшее распределение ТМЦ. Хранение, выдача, учет и контроль ТМЦ, участие в проведении инвентаризации;

- поддержание эффективного взаимодействия с поставщиками офисных услуг и работ (в т.ч. в офисах на стройплощадке);

- оформление пропусков на гостей и въезд гостевых автомобилей на территорию, встреча и координация посетителей (при необходимости - приготовление кофе/чая), бронирование и подготовка переговорных к совещаниям. Прием и распределение телефонных звонков (объем посетителей и звонков небольшой);

- координация почтовых отправлений, работа с курьерскими службами;

- участие в организации командировок (бронирование, контроль за предоставлением авансовых отчетов и прочей отчетности);

- организация подписания документов у руководителей, составление корпоративных писем по запросу, выполнение поручений руководства;

- организация информационных, праздничных рассылок, поздравлений к дням рождения сотрудников, актуализация корпоративных справочников, портала;

- организация корпоративных праздников, мероприятий.

Делопроизводство и документооборот:

- администрирование договоров и заявок на оплату (счетов) по административно-управленческим расходам (АУР) в 1С: полный цикл- от инициации договора, заведения карточек, до подписания и организации получения оригиналов). Промежуточный контроль согласования закупок. Контроль за предоставлением закрывающих документов, передача подписанных документов в бухгалтерию;

- работа с бумажными документами и в ЭДО;

- контроль за сроками договоров АУР;

- хранение подотчетной документации в бумажном и электронном виде (сканирование, наименование, размещение в эл.файлинге, бумажных папках);

- формирование реестров договоров, всей документации для передачи между подразделениями и/или контрагентам;

- размножение и копирование документации, заверение, прошивка документов и организация обмена документацией между подразделениями компании и контрагентами;

- сканирование, наименование электронных документов, размещение в эл.файлинге по запросу;

Работа с документами по должной осмотрительности (ДО) по договорам АУР:

- сбор, проверка наличия, комплектности и актуальности документов контрагентов в рамках должной осмотрительности;

- ведение реестра документации по ДО;

- формирование папок с документами по ДО в бумажном и электронном виде (сканирование, наименование, размещение в эл.файлинге);

- формирование комплектов документации по ДО компании (копирование, заверение, прошивка) по запросам контрагентов.

Необходимые навыки:

• Уверенный пользователь 1С, Excel, Word
• Образование высшее
• Грамотная устная и письменная речь, знание основ документооборота, делопроизводства.
• Коммуникабельность, высокий уровень исполнительности, внимательность, стрессоустойчивость, активность, способность работать с большим объемом информации, умение правильно расставлять приоритеты при выполнении задач

• Условия:

• полная занятость, полный рабочий день, 5/2
• оформление строго по ТК РФ
• работа в дружном коллективе
• подчинение - Административному директору