Секретарь руководителя

Описание

- Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений. - Машинопись. - Правила орфографии и пунктуации. - Порядок расположения материала при печатании различных документов. - Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм. - Правила пользования приемно-переговорными устройствами. - Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. - Основы организации труда. - Правила пользования офисной техникой (факс, копир, сканер, принтер)

Обязанности

2.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. 2.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. 2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителю. 2.4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения. 2.5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы. 2.6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 2.7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). 2.8. Печатает по указанию руководителя различные материалы. 2.9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. 2.10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. 2.11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 2.12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.13. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.