Офис-менеджер / Администратор / Секретарь

Требования

Обязанности: Обеспечение порядка в офисе. Взаимодействие со службами бизнес центра и административным персоналом. Контроль своевременного выполнения обязанностей поставщиков услуг. Закупка кофе, канцелярии и хозяйственных принадлежностей (в офисе постоянно присутствуют 5 человек). Составление официальных писем на бланке компании и дальнейшая отправка их партнерам. Ведение переписки с партнерами в рамках своей компетенции. Ведение реестра входящих/исходящих писем. Распределение входящей корреспонденции по отделам компании. Архивирование документов в соответствии с внутренними правилами компании. Отправка и получение корреспонденции по средствам электронной почты, почты России и курьерских служб. Оформление доверенностей на ТМЦ по шаблону. Взаимодействие с отделом бухгалтерии: передача предоставленных сотрудниками и контрагентами документов для дальнейшей регистрации их в бух.учете. Взаимодействие с бухгалтерией партнеров по вопросам своевременности предоставления закрывающих документов. Взаимодействие с отделами компании: предоставление необходимых документов компании по запросу. Помощь в составлении Договоров: заполнение реквизитов, приведение к единому формату текста, выявление опечаток. Оформление документов кадрового учета по шаблонам: трудовые договоры, приказы, табели, журнал отпусков. Ведение личных карточек сотрудников: дни рождения, семейное положение, наличие документов. Штат 10 человек. Воинский учет. Взаимодействие с сайтами и агентствами по подбору персонала: оформление вакансии на сайте, выбор наиболее подходящего тарифа, запрос счетов на оплату. Приглашение кандидатов на интервью. Организация собеседований с кандидатами: подбор подходящего времени для собеседования с ответственным по кандидату менеджером, встреча кандидатов. Организация корпоративных мероприятий: поиск места проведения, составление плана мероприятия, исполнение организационных моментов. Покупка авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц. Выполнение поручений руководителя. Помощь в планировании рабочего времени. Контроль выполнения поставленных руководителем задач. Своевременное предоставление доументов и информации предназначенной руководителю. Ведение отчетов о проделанной работе. Требования: Уверенное владение ПК (MS Office, Excel, почтовых клиентов) Навыки работы с оргтехникой. Грамотная устная и письменная речь. Знание правил деловой переписки. Знание основ документооборота. Умение быстро обрабатывать информацию. Многозадачность. Способность переключаться с одной задачи на другую без потери качества их выполнения. Возможность удерживать внимание сразу на нескольких задачах и выполнять их параллельно. Оперативность, организованность, ответственность, внимательность к деталям. Коммуникабельность и умение находить общий язык с клиентами и коллегами. Желание обучаться новому. Аналогичный опыт работы от 3-х месяцев, знание основ трудового законодательства и первичной документации в бухгалтерии будет плюсом при рассмотрении кандидатуры. Среднее, средне-специальное, неполное высшее образование. Условия: Ежемесячная оплата от 65 000 рублей на руки, по результатам собеседования. Оформление по ТК РФ. Режим работы 5/2 с 9.00 до 18.00 (можно сместить график на час раньше/позже) Испытательный срок 3 месяца. Уютный офис в современном бизнес-центре Nobius недалеко от м. Московская. От метро до бизнес-центра и обратно утром и вечером каждые 10-15 минут курсирует комфортный автобус-шаттл. Время проезда от метро до бизнес-центра не превышает 10 минут, в пробке шаттл не стоит, так как едет по выделенной линии.