Офис-менеджер

Описание

Знание основ делового этикета и протокола; Знание технического оснащения офиса; Знание инструкции о порядке осуществления пропускного режима работником приемной стойки (ресепшен) Знание Стандарта делопроизводства; Знание основных правил пользования оргтехникой; Понимание основных процессов нефтяной компании.

Обязанности

1. Осуществлять работу с входящей, исходящей и внутренней документацией, вести оперативный учет прохождения документов. 2. Осуществлять разработку локально нормативных документов (далее ЛНД) ЦОБ по делопроизводству. 3. Оптимизировать существующие процессы работы с документацией в ЦОБ. 4. Формировать предложения по оптимизации системы электронного документооборота (далее СЭД). 5. Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя, формировать еженедельную отчетность по исполнению поручений руководителя. 6. Определять причины несвоевременного выполнения поручений и информировать руководителя о состоянии их исполнения. 7. Вести протоколы по итогам совещаний. 8. Контролировать маршруты документов в СЭД. 9. Выполнять поручения директора центра, заместителя директора центра, исполняющих их обязанности, на период их отсутствия (командировка, больничный, отпуск и т.д.) в целях производственной необходимости. 10. Исполнять требования организационно-распорядительных документов (далее ОРД) и внутренних нормативных документов (далее ВНД) ЦОБ и АО Зарубежнефть , введенных в действие в ЦОБ, регламентирующих деятельность в должности. 11. Соблюдать правила работы с конфиденциальной информацией. 12. Выполнять иные обязанности, предусмотренные трудовым законодательством и/или трудовым договором. 13. В части промышленной безопасности, охраны труда и охраны окружающей среды: - Соблюдать производственную дисциплину, правила внутреннего трудового распорядка, нормы и правила по охране труда, охране окружающей среды, производственной санитарии и пожарной безопасности, требования нормативных локальных актов. - Находиться на объектах ЦОБ и использовать при выполнении должностных обязанностей (трудовых функций) средства индивидуальной защиты.