Секретарь - машинистка

Описание

Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или её подразделений. Получать для руководителя информацию от работников подразделений, вызывать их по его поручению. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводить их до сведения руководителя. Готовить заседания или совещания , проводимые руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), вести и оформлять протоколы. Следить за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя. Вести делопроизводство : принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передавать после её рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимать документы на подпись руководителю. Организовывать приём посетителей , содействовать в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность и сдавать в архив в установленные сроки. Подготавливать документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на персональном ксероксе

Обязанности

Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. Осуществлять подготовку заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя. Передавать и принимать информацию по приёмно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Печатать по указанию руководителя различные материалы. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять её систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после её рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимать документы на подпись руководителю. Организовывать приём посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. Подготавливать документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на персональном ксероксе.