Офис-менеджер с функциями операционной деятельности

Описание

Архитектурное бюро BOMAR приглашает в команду офис-менеджера с дополнительными обязанностями операционной деятельности

О нас

С 2014 года мы бережно возрождаем объекты культурного наследия, объединяя историю и современные технологии. Наша миссия дать новую жизнь памятникам архитектуры, адаптируя их к современным функциям, используя инновационные подходы.

В бюро работают специалисты разных направлений: архитекторы-реставраторы, архитекторы, дизайнеры интерьеров. Мы придерживаемся междисциплинарного подхода, который помогает нам создавать уникальные проекты, сохраняя исторический дух зданий.

Вакансия офис-менеджера с дополнительными обязанностями операционной деятельности

Обязанности:

• Поддержание эффективной работы офиса: управление документацией, учет договоров, организация встреч и мероприятий, помощь в эффективном взаимодействии отделов (архитекторов, дизайнеров, удаленных сотрудников - визуализаторов, проектировщиков, юриста, системного администратора, специалиста по кадрам, бухгалтеров);

• Организация жизнедеятельности офиса: заказ продуктов, хозяйственных товаров, курирование работы клининга, обслуживание и ремонтные работы в офисе при возникновении запроса;

• Взаимодействие с сотрудниками, подрядчиками и клиентами: подготовка и подписание необходимых соглашений, договоров и актов;

• Ведение документооборота: контроль и организация бухгалтерской и юридической документации, отчетность;

• HR-поддержка: поиск, подбор и адаптация новых сотрудников, проведение собеседований, сопровождение на всех этапах;

• Административная поддержка: ведение офисного и личного графика руководителя, организация travel-поддержки руководителя и всего офиса, заказ необходимого для офиса, решение внештатных ситуаций;

• Участие в конкурсных заявках: подготовка и заполнение документов, управление заявками, отслеживание всех этапов и сроков;

• Обеспечение продуктивной работы команды: контроль отпусков, больничных, командировок, поддержка в рабочих процессах;

• Взаимодействие с PR-сотрудниками руководителя: координация задач, помощь в организации мероприятий и согласование рабочих процессов;

• Проведение общих совещаний: при внедрении новой системы (например, YouGile), перед выставками, по организационным вопросам и т.д.;

• Организация мероприятий по тимбилдингу для повышения мотивации сотрудников бюро;

• Участие в профильных выставках: представление компании и ее ценностей, взаимодействие с потенциальными клиентами и подрядчиками, нетворкинг.

Требования:

• Опыт работы от 1 года;

• Дисциплинированность, ответственность и инициативность;

• Умение работать в команде;

• Умение планировать время, соблюдать сроки;

Условия:

• Творческий дружный коллектив;

• Трудоустройство в соответствии с ТК РФ;

• Выплата заработной платы 2 раза в месяц;

• Размер заработной платы обсуждается с успешным кандидатом;

• Испытательный срок 3 месяца;

• График работы - 5/2;

• Режим работы: понедельник-четверг с 10:00 до 19:00,

пятница - с 10:00 до 18:00.

Наш офис расположен на Патриарших Прудах, в самом сердце Москвы, с потрясающим видом на пруд и уютной атмосферой. Присоединяйтесь к нам!