Секретарь

Описание

Опыт работы секретаря желателен.

Обязанности

- Принимать поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, регистрировать и передавать ее в соответствии с принятым генеральным директором решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям под роспись для использования в процессе работы либо подготовки ответов. - Принимать документы и личные заявления для регистрации и передачи на подпись генеральному директору. - Осуществлять регистрацию исходящих документов Общества, осуществлять подготовку к отправке и отправку исходящих документов (писем, договоров, уведомлений, ходатайств, запросов, ответов на запросы сторонних организаций, иных документов) почтой, в том числе электронной. - Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы генерального директора. - Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых генеральному директору на подпись. - Организовывать проведение телефонных переговоров генерального директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить ее до сведения генерального директора. - По поручению генерального директора составлять проекты писем, запросов, иные документы, готовить проекты ответов. - Выполнять работу по подготовке заседаний, совещаний, иных мероприятий, в том числе торжественных, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний, совещаний, иных мероприятий. - Осуществлять контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль, в том числе осуществлять регистрацию приказов по производственной деятельности, обеспечивать их учет и хранение, а также ознакомление с приказами по производственной деятельности всех заинтересованных лиц, указанных в изданных документах (приказах, распоряжениях, решениях) под роспись. - Обеспечивать рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе генерального директора. - Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества. - Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.