Ведущий специалист Сектора документооборота

Описание

Высшее образование (гуманитарное, филологическое желательно) Опыт работы по аналогичному функционалу от 7 лет в бюджетных организациях Знание действующих постановлений, распоряжений, приказов, других руководящих и нормативных документов вышестоящих органов, касающихся организации делопроизводства, знание единой государственной системы делопроизводства Знание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации, схем документооборота Знание порядка составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности Знание сроков и порядка сдачи дел в архив Знание систем организации контроля за исполнением документов Уверенный пользователь ПК (MS Office (Word, PowerPoint, Excel), МОСЭДО , ЭДО, справочно-правовые системы на уровне продвинутого пользователя) Ответственность, навык высокой скорости работы, умение работать в режиме многозадачности, с большим объемом информации Аналитический склад ума высокий уровень личной ответственности и ориентации на результат Системность в работе, умение структурировать информацию, составлять и оформлять деловые письма, приказы, инструкции Внимательность, ответственность, исполнительность, умение работать в режиме многозадачности, с большим объемом информации, стрессоустойчивость

Обязанности

Организует: Работу с внешней и внутренней документацией, ее своевременную обработку (прием, регистрацию, отправку) и доставку до адресата/исполнителя Регистрацию, учет, хранение и передачу в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства Печать и размножение служебных документов Контроль сроков исполнения поручений, сроков подготовки документов Работу по разработке проектов приказов, инструкций в части делопроизводства Процесс обучения сотрудников в сфере документооборота и делопроизводства, оказывает методическую и практическую помощь по вопросам делопроизводства Эксплуатацию и поддержание в актуальном состоянии систем электронного документооборота ( МОСЭДО , СЭДО и т.д.), архива (ЛНА, ОРД и входящая, исходящаяи внутренняя переписка) Работу над внедрением электронного документооборота с 0: написание ТЗ для разработчиков по внедрению и доработкам СЭД, разработка таблиц с видами документов, разработка таблиц маршрутов согласования документов, разработка таблиц с необходимыми отчетами для делопроизводства и Руководства и т.д. в связи с внедрением новой СЭД в Институте; Работу по ведению справочников в части делопроизводства, заведение номенклатуры делна будущий год в СЭД Разработку инструкций по ведению делопроизводства, приказов и организация их согласования и внедрения Подготовку аналитической и статистической информации по состоянию исполнительской дисциплины в части соблюдения правил документооборота и исполнения контрольных поручений Участвует в подготовке совещаний руководства