Администратор офиса / офис-менеджер

Описание

Благотворительный фонд "Завтра будет" помогет детям с тяжелыми заболеваниями на всех этапах лечения. При фонде работает центр психологической реабилитации и социальной адаптации для семей.

Ищем внимательного и ответственного коллегу, который будет поддерживать порядок в офисе, заниматься документооборотом, оперативно решать хозяйственные вопросы, создавая комфортную рабочую атмосферу и взаимодействовать с семьями подопечных.

Обязанности:

1. Приём и обработка телефонных входящих звонков и сообщений;
2. Ведение документооборота, обработка, хранение и передача документов, составление отчётов;
3. Администрирование записей и расписания занятий консультаций и мероприятий фонда;
4. Сбор сведений по план-факту проведенных консультаций;
5. Встреча посетителей фонда, координация журнала записи посетителей;
6. Поддержание дисциплины и порядка, дружественной среды в холле фонда, поддержание порядка и чистоты в офисе, контроль за систематизированным хранением;
7. Информирование семей по программам помощи фонда и регистрации в программах или записи на консультации по телефону и очно;
8. Заведение электронных папок семей при первичном обращении (файлинг);
9. Ведение записи на консультации по телефону и через WhatsApp;
10. Помощь семьям (информирование)
11. Прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции. Подготовка и отправка документов;
12. Учет занятости помещений в фонде, контроль соблюдения правил их использования;
13. Закупки оборудования и материалов, организация хозяйственной деятельности офиса, контроль работоспособности оборудования;
14. Административная поддержка при проведении встреч, обучающих мероприятий информирование участников, организация питания, кофе-брейков (по запросу);
15. Сканирование, подписание документов у сотрудников фонда и организация:
16. Работа с документами и с таблицами в зоне своей ответственности.

Требования:
Среднее (полное) общее образование, высшее образование приветствуется;
Грамотная русская устная и письменная речь, умение взаимодействовать с людьми и готовность им помочь;
Уверенное пользование ПК, MS Office;
Личные качества: Ответственность, коммуникабельность, пунктуальность, исполнительность, проактивность;
Опыт работы не менее 1 года, опыт в сфере НКО, соц. защите или центрах психолого-педагогической помощи детям и семьям, включающий в себя коммуникацию с родителями, будет вашим преимуществом.

Условия работы:
Оформление по ТК, белая заработная плата, возможность роста;
Возможна работа по совместительству (график обсуждается индивидуально);
Работа в уютном месте и дружном коллективе;
Оплата по результатам собеседования;
Испытательный срок 2 месяца.

Если Вы разделяете миссию и ценности нашего Фонда, не боитесь новых вызовов и способны быстро и уверенно принимать решения - мы ждем ваше сопроводительное письмо с рассказом о себе.