Секретарь референт

Описание

ООО Проектно-инжиниринговая компания - это производственная площадка с современными технологиями и оборудованием в области литейного производства и изготовления форм. Продукция компании - сложные единичные изделия (отливки из черных и цветных сплавов), изделия малых и средних серий, изделия для опытно-экспериментальных работ. Компания обеспечивает полный цикл производства от проектирования до выпуска литых заготовок.
В настоящее время в компании открыта вакансия Секретарь-референт.

Обязанности:
- Прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции в журнале учета входящих документов и передача документов на исполнение.
- Отправка исходящей документации адресатам (в том числе посредством электронной почты).
- Составление писем.
- Посещение почты, отправка и получение корреспонденции.
- Обеспечение сохранности и конфиденциальности проходящей служебной документации.
- Организация телефонных переговоров Руководства.
- Подготовка заседаний или совещаний, проводимых Руководителем .
- Копирование, сканирование документов, рассылка документов по средствам электронной почты, организация документооборота между структурными подразделениями.
- Обеспечение Руководства канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создание условий, способствующие эффективной работе руководителя.
- Прием документов на подпись Руководителю.
- Контроль правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Руководителю.
- Обеспечение порядка приема работников и посетителей Руководителя.
- Обеспечение и поддержание чистоты приемной.
- Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.
- Составление расписания дня Руководителя и своевременное внесение в него изменений.
- Организация деловых встреч и решение вопросов по оформлению приглашений, виз, загранпаспорта, бронирования, покупки билетов работникам и бронирование гостиниц.
- Выполнение иных устных и письменных указаний Руководителя.
- Организация корпоративных мероприятий.
- Обеспечение офиса канцтоварами, питьевой водой и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организация их приемки учета, хранения и выдачи.

Требования:
- Наличие высшего образования,
- Опыт работы в аналогичной должности,
- Умение работать в режиме многозадачности, качественно выполнять свои обязанности и доводить ко конца начатое дело,
- Грамотная устная и письменная речь,
- Добросовестность, ответственность, исполнительность, трудолюбие, аккуратность ведения делопроизводства, внимательность к деталям, коммуникабельность, умение работать в команде.
- Этика общения с государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.

Условия:
- Официальное трудоустройство, своевременная выплата заработной платы;
- График работы: 5/2 с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00;
- Место работы: г. Казань, ул. Дементьева, 2Б;
- Работа в стабильной надежной компании.

Ключевые навыки
Документальное сопровождение
Документооборот
Ведение переписки
Деловая переписка
Организация движения и учета документов
Деловая этика
Организация работы приемной
Прием и распределение звонков
исполнение поручений руководителя
Организация встреч