Администратор офиса

Описание

Обеспечивать подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами) .

Составлять сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

Оформлять необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

Обеспечивать чистоту и порядок в помещениях офиса.

Осуществлять контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

Устанавливать контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурса обеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

Обеспечивать надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

Организовывать заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

Организовывать делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

Вести учет посетителей.

Принимать меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Подготавливать офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

• Опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности - помощник руководителя, секретарь и др.) от полугода до трёх лет.
• Знание основных компьютерных программ.

• официальное трудоустройство, белая зарплата.