Докуметовед/помощник директора

Описание

Обязанности:

1. Обеспечивает информационную и организационно-техническую поддержку научно-производственной и административно-распорядительной деятельности учреждения

2. Ведет делопроизводство, собирает, обрабатывает и представляет информацию при подготовке и принятии решений директора

3. Принимает документы на подпись

4. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы учреждения.

5. Следит за рассмотрением и представлением на подпись директору документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность их оформления и обеспечивает их редактирование

6. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, электронной почте, а также телефонограммы

7. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем

8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых дирекцией (сбор необходимых документов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний

9. Осуществляет контроль за исполнением приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора и Департамента культуры города Москвы, находящихся на контроле

10. Ведет приказы по основной деятельности и реестр входящей и исходящей документации

11. Готовит служебные документы (письма, приказы по основной деятельности и др.)

12. Готовит кофе, чай для гостей учреждения

13. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников

• высшее образование

• приветствуется опыт работы в информационных системах:

  - МосЭдо

  - Информационный сервис учреждений культуры города Москвы

  - Государственные услуги работодателя

  - БАРС

  - ИАС ЦЭК

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск
• оплата больничных листов